#1 Kein Meeting ohne Agenda
Die Voraussetzung, dass ein Meeting strukturiert und effizient funktioniert, ist eine vorab versandte Agenda. Gerade in virtuellen Meetings ist es wichtig, vorher zu definieren, wer welchen Beitrag zu leisten hat, welches Ziel zu erreichen ist. Frage Dich also schon bei der Planung: Was muss am Ende des Meetings erreicht sein und wie und mit wem komme ich am besten dahin? Mit der Beantwortung dieser Fragen, erstellt Du dann eine kurze und knackige Agenda, die alle Teilnehmenden bereits mit der Einladung erhalten.
#2 Verteilen von Rollen
Um zielgerichtet arbeiten zu können, hat es sich bewährt, zu Beginn des Meetings Verantwortlichkeiten zu verteilen. Sinnvoll ist zum Beispiel der Timekeeper, der den zeitlichen Verlauf im Blick hat und auf die rechtzeitige Beendigung achtet. So vermeidest Du, dass Meetings überzogen werden und schlimmstenfalls Teilnehmende eines nachfolgenden Meetings unnötig warten müssen.
#3 I D E
Was ist das Ziel des Meetings? Geht es um eine Information, eine Diskussion oder eine Entscheidung, die getroffen werden muss? Basierend auf dem Ziel sollte das Meeting, der Verlauf sowie die Teilnehmer geplant werden. So können unnötige Diskussionen vermieden werden. Daher überlege Dir künftig gut I, D, oder E!
#4 Walk in, walk out
Wenn Meetings mehrere Stunden dauern, ist es empfehlenswert, diese thematisch zu unterteilen. So können zu den jeweiligen Blöcken die relevanten Mitglieder aus den Teams dazustoßen und ihre Expertise gezielt einbringen.
#5 60+10 Regel
Dauert das Meeting länger als 60 Minuten, braucht es eine zehnminütige Pause. Die Teilnehmer können das Gesagte verarbeiten und die Pause nutzen, um sich zu bewegen, entspannen oder etwas zum Trinken zu holen. Mit neuer Energie kann es dann weiter gehen.
#6 Online Meeting vs. Telefonat
Wir sind teilweise mit mehreren Meetings pro Tag geblockt und eingespannt. Nach einem Jahr virtuellen Arbeitens wissen wir, wie anstrengend das ist und wie schnell eine virtuelle Müdigkeit entstehen kann. Gerade deshalb ist die zentrale Frage: Braucht es überhaupt ein Online-Meeting oder kann das Thema per Telefon geklärt werden?
#7 Es lebe der Puffer
Es ist nicht nur ineffizient von einem Meeting zum nächsten zu „hüpfen“, sondern genauer betrachtet, kaum bis gar nicht möglich. Denn wenn du als Führungskraft bis 10.00 Uhr ein Meeting hast, das nächste aber bereits um 10.00 Uhr beginnt, ist eine rechtzeitige Teilnahme unmöglich. Zudem ist es auch wichtig, Pausen einzuplanen, damit Du Dich mit frischem Kopf auf das neue Thema oder Anliegen des jeweiligen Meetings einlassen kannst.